Een nieuw tickettype maakt geen extra plaats in je zaal.
Een prijsfase of een kortingscode?
Een early-birdticket is een apart tickettype met een eigen prijs, hoeveelheid en verkoopperiode. Dat is duidelijk wanneer dezelfde toegang later duurder wordt. Een kortingscode is handiger voor een afgesproken korting binnen een bepaalde actie. Kies de eenvoudigste aanpak die je ploeg en je bezoekers begrijpen.
Maak duidelijk of het ticket exact dezelfde toegang geeft als de gewone voorverkoop. Vermijd namen zoals ‘VIP’ als er geen werkelijk verschil in toegang of voordeel is. Te veel bijna identieke tickettypes maken kiezen moeilijker.
Voorbeeld: verdeel 300 toegelaten plaatsen
In dit voorbeeld tellen helpers en genodigden mee binnen de afgesproken limiet van 300. Controleer voor jullie locatie welke personen binnen de capaciteit meetellen. Reserveer de deurvoorraad bewust; ze komt niet boven op de online plaatsen.
| Bestemming | Plaatsen | Prijsvoorbeeld |
|---|---|---|
| Early bird | 60 | €8 |
| Gewone voorverkoop | 190 | €10 |
| Helpers en genodigden | 20 | Gratis toegang |
| Reserve voor deurverkoop | 30 | €12 |
| Totaal | 300 | Eén gezamenlijke limiet |
Maak dus niet zowel 300 early-birdtickets als 300 gewone tickets beschikbaar. De limiet geldt voor jullie evenement, niet afzonderlijk voor elke prijsfase.
Zo zet je de verkoopfases klaar in Tickgetr
Controleer de verkoopperiodes op overlap of een onbedoelde onderbreking. Ga er niet van uit dat een volgende fase automatisch start zodra een vorige uitverkocht is: controleer jullie ingestelde data en toestand. Vrijwilligerstickets gebruiken de beschikbare capaciteit van het gekozen tickettype; tel die plaatsen dus niet nog eens apart beschikbaar.
- Maak een tickettype ‘Early bird’ met de afgesproken prijs en hoeveelheid.
- Stel de begin- en einddatum van die verkoop in.
- Maak de gewone voorverkoop met haar eigen prijs, hoeveelheid en periode.
- Controleer de toestand van elk tickettype en bekijk de openbare verkooppagina.
- Noteer apart hoeveel plaatsen jullie reserveren voor helpers en deurverkoop.
Wat doe je met onverkochte early-birdtickets?
Stel dat 45 van de 60 early-birdtickets verkocht zijn. Er blijven 15 ongebruikte plaatsen over. Wil je die later aan het gewone tarief verkopen? Sluit eerst de early-birdverkoop af en pas daarna de gewone voorraad aan. Houd in je overzicht het totaal van verkocht, nog beschikbaar en gereserveerd bij.
Zolang die 15 plaatsen nog in twee actieve tickettypes staan, kan je ze dubbel aanbieden. Spreek daarom af dat één persoon de voorraadwijziging uitvoert. Controleer het resultaat meteen op de openbare pagina.
Bereken ook wat de korting jullie kost
60 tickets aan €8 en 190 aan €10 leveren samen €2.380 online ticketomzet op, vóór ticketkosten. Alle 250 aan €10 zouden €2.500 opleveren. De early-birdactie kost in dit voorbeeld dus €120 aan ticketomzet. De vraag is of de vroegere verkoop en zekerheid dat verschil voor jullie waard zijn.
Gebruik alleen echte einddata en aantallen. Een aangekondigde ‘laatste kans’ die telkens opnieuw begint, maakt je communicatie minder geloofwaardig.
Reken je ticketbudget naVragen uit jullie ploeg
Moeten we altijd early-birdtickets aanbieden?
Nee. Eén duidelijke voorverkoopprijs kan voor een klein evenement eenvoudiger zijn. Gebruik early bird wanneer een vroegere verkoop jullie planning echt helpt en de korting binnen het budget past.
Kunnen we online uitverkocht zijn en nog aan de deur verkopen?
Ja, als jullie vooraf bewust plaatsen voor deurverkoop hebben gereserveerd binnen de totale capaciteit. Communiceer dat helder en bewaak die voorraad ook aan de deur.