Scheid de vlotte scanrij van de plek waar je ticketproblemen uitzoekt.
Verdeel drie taken, ook in een kleine ploeg
Iemand vóór de scanplek vraagt bezoekers hun QR-code klaar te zetten en helpt met schermhelderheid. De scanner controleert de code en het resultaat. De verantwoordelijke onderzoekt uitzonderingen naast de rij. Bij een kleine ploeg kan één persoon meerdere taken doen, zolang duidelijk blijft wie beslist.
Spreek af welke toegang bij welk ticket hoort. Een onleesbare QR-code, een ticket dat al gebruikt is en een ticket voor een ander evenement vragen elk een andere controle. Laat helpers niet op gevoel hetzelfde antwoord geven op alle meldingen.
Vink je inkomvoorbereiding af
Gebruik voor de scantest een eigen testticket en geen ongebruikt ticket van een bezoeker. Een geslaagd schermvoorbeeld vervangt geen test met jullie echte gsm’s op de locatie.
Wat doet de ploeg bij een probleem?
| Situatie | Eerste actie | Wie beslist? |
|---|---|---|
| QR-code slecht leesbaar | Laat de volledige code zien, verhoog helderheid en probeer opnieuw | Scanner |
| Ticket al gebruikt | Stuur de bezoeker naar de verantwoordelijke; laat niet opnieuw binnen op alleen een screenshot | Inkomverantwoordelijke |
| Verkeerd evenement of ongeldig ticket | Controleer evenement, datum en het originele ticket | Inkomverantwoordelijke |
| Ticketmail niet gevonden | Laat de bezoeker mailbox en spam controleren; gebruik zo nodig ‘Ticket kwijt’ | Bezoeker + verantwoordelijke |
| Verbinding of toestel hapert | Meld het en gebruik een gecontroleerd werkend toestel; behandel een oude status niet als actuele bevestiging | Inkomverantwoordelijke |
Houd de rij overzichtelijk
Zet de scanplek niet precies in een smalle deuropening. Geef bezoekers vóór de scanner ruimte om de ticketmail te openen. Laat iemand met een onopgelost probleem even naast de rij wachten waar een verantwoordelijke kan helpen, zonder de doorgang of een nooduitgang te blokkeren.
Bepaal vooraf hoe jullie omgaan met opnieuw binnengaan, leeftijdscontrole en eventuele deurverkoop. De scanner controleert een ticket; jullie ploeg blijft verantwoordelijk voor de afspraken aan de ingang. Bewaar de gedeelde organisatielogin niet op losse helperstoestellen: gebruik de evenementtoegang van de app.
Vragen uit jullie ploeg
Kan dezelfde QR-code op twee gsm’s getoond worden?
Een ticket kan doorgestuurd of gekopieerd worden, maar dat maakt geen extra toegang. De actuele scanstatus moet voorkomen dat hetzelfde ticket opnieuw wordt gebruikt. Test vóór het evenement ook de statusuitwisseling tussen jullie scanners.
Kunnen we gewoon offline verder scannen?
Ga niet uit van actuele gedeelde controle zonder verbinding. Bij meerdere toestellen is een betrouwbare verbinding belangrijk om dezelfde ticketstatus te zien. Spreek een gecontroleerde aanpak met de verantwoordelijke af bij een storing.
Wat als iemand zijn ticket kwijt is?
Laat de bezoeker eerst de bevestigingsmail en spammap bekijken. Via ‘Ticket kwijt’ op Tickgetr kan die de beschikbare herstelroute volgen. Onderzoek onopgeloste gevallen naast de scanrij.