Eén verantwoordelijke voor de verkoop, één afgesproken aantal plaatsen en één definitieve verkooplink.
Begin met vier afspraken binnen je ploeg
Leg vast hoeveel mensen er binnen mogen, welke toegang een ticket geeft, wie de ticketkosten draagt en wie vragen van kopers opvolgt. Tel crew, genodigden en eventuele deurverkoop mee in jullie capaciteitsplan. Een uitverkochte online verkoop betekent niet dat er automatisch nog plaats aan de deur is.
- Verkoopbeheerder: controleert tickettypes, prijzen en aantallen.
- Communicatieverantwoordelijke: gebruikt overal dezelfde datum, locatie en verkooplink.
- Inkomverantwoordelijke: bereidt scanners, helpers en de aanpak bij problemen voor.
- Eén aanspreekpunt beslist over uitzonderingen; de hele ploeg hoeft niet overal toegang toe te hebben.
Een voorbeeldplanning voor de ticketverkoop
Dit is een werkbaar voorbeeld vanaf zes weken vóór je evenement, geen vaste termijn. Een grote fuif of een nieuw concept vraagt soms meer aanlooptijd. Zaal, vergunningen, veiligheid en leveranciers hebben hun eigen planning; dit overzicht gaat over je tickets.
| Wanneer | Wat moet af zijn? | Wie volgt op? |
|---|---|---|
| 6 weken vooraf | Capaciteit, budget, ticketprijzen en verkoopdatum afspreken | Kernploeg |
| 4 weken vooraf | Evenement en tickettypes klaarzetten; contactgegevens en ticket controleren | Verkoopbeheerder |
| Bij verkoopstart | De volledige koperroute controleren en de definitieve link delen | Verkoop + communicatie |
| Elke week | Verkochte plaatsen bekijken, vragen beantwoorden en communicatie bijsturen | Verkoopbeheerder |
| Laatste week | Sponsorgegevens afronden, vrijwilligerstickets bezorgen en inkomploeg briefen | Communicatie + inkom |
| Evenementdag | Toestellen, toestemming, verbinding en een eigen testticket controleren | Inkomverantwoordelijke |
Controleer dit vóór de eerste aankondiging
In Tickgetr kan je de keuze wie de ticketkosten draagt aanpassen tot het eerste ticket verkocht is. Maak die afspraak dus vóór je start. Een ticket dat al als PDF verstuurd is, verandert niet achteraf mee wanneer je sponsorlogo’s aanpast.
Wat als de verkoop trager start dan verwacht?
Controleer eerst de basis: opent de link, is de datum duidelijk, kan iemand afrekenen en bereikt de aankondiging jullie publiek? Vraag enkele mensen uit jullie doelgroep wat ontbreekt. Vergelijk verkochte tickets met jullie eigen planning in plaats van met een grote commerciële fuif.
Spreek vooraf af wanneer je evalueert en welke kosten nog aanpasbaar zijn. Een extra herinnering met duidelijke praktische informatie is vaak nuttiger dan meteen een nieuwe korting. Noteer na afloop wat werkte, zodat een volgende leidingsploeg niet van nul begint.
Gebruik de voorbeeldteksten voor je aankondigingVragen uit jullie ploeg
Hoe lang vooraf moet onze voorverkoop starten?
Er is geen vaste termijn voor elke fuif. Kies een moment waarop datum, locatie, prijs en verkoop klaar zijn en jullie nog tijd hebben om mensen te bereiken. Gebruik de voorbeeldplanning als vertrekpunt, niet als verplicht schema.
Moeten sponsors al vastliggen bij de verkoopstart?
Alleen als hun logo ook op de allereerste tickets moet staan. Later toegevoegde logo’s verschijnen op nieuw gegenereerde tickets; eerder verstuurde PDF’s worden niet automatisch vervangen.