Beloof wat je kunt leveren: een duidelijke plek, een concrete periode en een afgesproken deadline.
Kies sponsors die bij jullie vereniging passen
Begin bij lokale zaken die jullie publiek kennen of jullie werking al steunen. Een bijdrage kan geld zijn, maar ook drukwerk, materiaal of een afgesproken levering. Bespreek binnen de ploeg welke samenwerkingen bij jullie vereniging passen voordat je iemand contacteert.
Maak een korte lijst met zaak, contactpersoon, verantwoordelijke binnen jullie ploeg en volgende actie. Zo ontvangt dezelfde winkel geen drie verschillende voorstellen. Een persoonlijke uitleg waarom je net hen aanspreekt is nuttiger dan één algemene mail naar alle bedrijven in de buurt.
Maak het aanbod concreet
Een logo op 200 tickets betekent niet automatisch 200 unieke personen die het merk bewust hebben bekeken. Toon liever een echt ticketvoorbeeld en beschrijf waar het logo staat. Prijs je aanbod op basis van de volledige afspraak, niet alleen op een groot klinkend getal.
| Afspraak | Concreet invullen |
|---|---|
| Bijdrage | Bedrag, materiaal of dienst die je vraagt |
| Tegenprestatie | Bijvoorbeeld logo op nieuw uitgegeven tickets en één afgesproken bedankbericht |
| Bereik | Een eerlijk verwacht aantal tickets; geen gegarandeerde weergaven |
| Aanlevering | Wie bezorgt het logo, in welk bestand en tegen wanneer? |
| Afronding | Wie bevestigt de afspraak en bezorgt achteraf een voorbeeld? |
Voorbeeldbericht aan een lokale sponsor
Vervang de tekst tussen haakjes en kies alleen tegenprestaties die jullie ook uitvoeren. Voeg een ticketvoorbeeld toe wanneer je een logoplek aanbiedt.
Dag [naam], Wij zijn [vereniging] uit [gemeente]. Op [datum] organiseren we [evenement] voor [publiek]. Omdat [concrete reden waarom deze zaak bij jullie past], wilden we vragen of jullie ons willen steunen. We zoeken [bedrag, materiaal of dienst]. In ruil bieden we [concrete tegenprestatie, bijvoorbeeld een logo op nieuw uitgegeven tickets en een bedankbericht]. We verwachten [onderbouwd aantal] bezoekers; dat is een inschatting, geen garantie. We kunnen een ticketvoorbeeld bezorgen zodat jullie de logoplek vooraf zien. Bij interesse spreken we de bijdrage, het logo en de deadline samen af. Zien jullie een samenwerking zitten? Groeten, [naam + rol] [vereniging] [contactgegevens]
Regel het logo vóór je tickets begint te verkopen
In Tickgetr kan je tot zes sponsorlogo’s op een ticket plaatsen. Je uploadt ze bij Evenement bewerken en controleert de ticketpreview. Vraag een scherp bestand met zo weinig mogelijk lege ruimte rond het logo. Een breed woordmerk en een hoog embleem behouden hun eigen verhoudingen; ze vullen hun vak dus anders.
Laat de sponsor indien nodig de preview bekijken. Wil je het logo op alle verkochte tickets, rond dit dan af vóór de verkoopstart. Een aanpassing vervangt geen PDF’s die bezoekers al per e-mail ontvingen. Spreek een concrete uiterste aanleverdatum af zodat je de verkoop niet eindeloos uitstelt.
Bekijk de sponsorplekken op een Tickgetr-ticketSluit de afspraak netjes af
Zo blijft sponsoring een relatie met een lokale partner in plaats van een eenmalige vraag om geld.
- Bevestig bijdrage, tegenprestatie en deadline schriftelijk.
- Wijs één contactpersoon aan voor wijzigingen en materiaal.
- Bewaar het goedgekeurde logo bij jullie evenementdocumenten.
- Bezorg na afloop een voorbeeld van wat jullie geleverd hebben en bedank de sponsor.
- Noteer de contactafspraak voor een volgende editie, zodat de volgende ploeg verder kan.
Vragen uit jullie ploeg
Hoeveel moeten we voor een sponsorplek vragen?
Er is geen vast bedrag dat bij elke jeugdfuif past. Kijk naar jullie publiek, de gevraagde bijdrage en alle beloofde tegenprestaties. Maak liever een helder voorstel op maat dan bereik of resultaat te garanderen.
Wat als een sponsor zijn logo te laat bezorgt?
Je kan het later toevoegen voor nieuw gegenereerde tickets. Eerder verstuurde PDF’s wijzigen niet automatisch. Spreek daarom vooraf af wat er gebeurt na de aanleverdeadline.
Meer ideeën voor verenigingsinkomsten bij De Ambrassade (opent in een nieuw tabblad).